Belangrijke kenmerken implementatiefase aanbesteding
Wanneer u als werkgever een start heeft gemaakt met de aanbesteding van leaseauto’s en de partij heeft gekozen die de opdracht van de aanbesteding gaat uitvoeren, komt u in de implementatiefase. Hoe gaat u hiermee om en hoe weet u zeker dat de juiste afspraken zijn vastgelegd en op een juiste manier zijn ingeregeld? Vaak zie je in dit soort trajecten dat er veel inspanning en aandacht is voor het aanbesteden van het wagenpark, maar dat men vaak in de knel komt als er daadwerkelijk een implementatie gaat plaatsvinden. In het afsluiten van een nieuw contract met een nieuwe partij is het ook van belang dat afspraken op prijs en op basis van de gewenste service vastgelegd worden. Dit gebeurt vaak in een Service Level Agreement (SLA) of een Price Level Agreement (PLA). Het goed vastleggen van deze afspraken en de meetmomenten plannen binnen het contract, zijn van essentieel belang om een duurzame overeenkomt te sluiten voor een langere periode.
Afspraken vastleggen implementatiefase aanbesteding
De implementatiefase is wat mij betreft, naast het juist omschrijven van de aanbesteding, de belangrijkste fase uit een tendertraject. De 1ste factuur vanuit de leasemaatschappij, de borging afspraken, de inrichting prijsstelling, het vastleggen van de gemaakte afspraken bij de verantwoordelijke medewerker(s) binnen de werkgever maar ook bij uw leverancier en natuurlijk de opvolging van de gemaakte afspraken. Vaak zie je dat er een heel pallet aan afspraken wordt gemaakt, welke niet beheersbaar zijn of niet worden nageleefd. Hoe vaak heeft u de SLA of de PLA erop nageslagen om te kijken of de afspraken juist en proactief zijn opgevolgd? Het vastleggen van al deze afspraken en de overige afspraken is in mijn ervaring een onderbelicht item.
Vastlegging afspraken met nieuwe leverancier na aanbesteding
Als werkgever heeft u te maken met nieuwe processen van de nieuwe partij en wilt u graag dat uw interne klant (de werknemer) hier bijna tot geen last van heeft. De ervaring leert echter dat er in een dergelijk traject altijd wel iets op het pad komt wat nog niet juist werkt of nog ingericht had moeten worden. De controle hierop en het juist implementeren van de afspraken is daarom van essentieel belang in de samenwerking. Je hebt maar één keer de kans om de afspraken over de facturen, inrichting van de prijsafspraken, inrichting van de calculatietools op een juiste manier in te richten. Daarbij is het belangrijk dat u in de overleggen met de leasemaatschappij: de leasemaatschappij proactief om informatie vraagt als het gaat om uw wagenpark, de operationele leasekosten en de mogelijke SLA en PLA.
Nazorg implementatiefase aanbesteding
Tot slot is het goed om te weten dat voor mij is gebleken dat u in een dergelijk traject ongeveer 30 dagen nodig heeft om de eerste fase goed af te sluiten. Daarna is er nog een controlefase na een kwartaal, een half jaar en daarna volgt de afsluiting van de controlefase één jaar na het sluiten van de overeenkomst.