Hoe creëer ik een marktconforme autoregeling?

Situatieschets autoregeling

Ik ben bij veel klanten op bezoek geweest en vaak als je over een autoregeling praat, is de reactie vaak: “dat is bij ons 1  A4, we willen het vooral simpel houden”. Ik ben het volledig eens met het feit dat een autoregeling simpel en overzichtelijk moet zijn maar er zijn uitzonderingen waarvoor het handig is om deze te beschrijven in een autoregeling. Dit geldt niet alleen voor de werkgever maar ook voor de werknemer. In de volgende blog wil ik jullie kort per geselecteerd onderwerp de vraagstelling laten zien van zaken welke wel of niet beschreven zijn in een autoregeling.

Leasenorm in de autoregeling

De leasenorm is de bepalende factor voor de keuze die een berijder mag maken. Binnen zijn of haar budget kan hij of zij de auto uitkiezen welke past binnen het budget. De doelstelling van de werkgever is de werknemer met een glimlach te laten rijden en de doelstelling van de werknemer is de beste keuze te maken voor zijn situatie. Hoe ga je echter om met de volgende vragen?

• Wat is mijn Co2 beleid?
• Wil ik mijn werknemers motiveren om een elektrisch aangedreven voertuig te rijden?
• Welke opties heb ik als werknemer om bijvoorbeeld te kiezen voor een mobiliteitsbudget?
• Is de hybride uitvoering uitgesloten in mijn leasenorm inclusief brandstof of neem ik als werkgever het extra verbruik voor mijn rekening?
• Etc.

Laadpaal

Een nieuw fenomeen in de snel veranderende mobiliteit is het rijden van een elektrische auto. De werknemer is op dit moment nog erg gemotiveerd om voor de lage bijtelling te kiezen. De werkgever is daarbij zeer gemotiveerd om zijn Co2 uitstoot te verlagen en zijn bijdrage te doen aan een schoner milieu. Hoe ga je echter om met de volgende vragen?

• Wat zijn de spelregels om in aanmerking te komen voor een elektrische auto? Geen laadpaal mogelijkheden thuis, lange afstanden, trekvermogen nodig, etc.
• Wat zijn de afspraken bij vertrek werknemer met een laadpaal op het huisadres?
• Kies je als werkgever voor een universele laadpaal of een merk gebonden laadpaal?
• Welke afspraken maken we over gastverbruik? Wat als mijn werknemer gastverbruik toestaat en hierdoor voor de belasting een ondernemer wordt?
• Etc.

Eigen bijdrage

Mogelijk heeft u als werkgever een vaste eigen bijdrage of mag de werknemer voor privé een overschrijding van de norm hanteren. Dit is voor beide partijen iets wat duidelijk op papier moet staan, de werknemer weet waar zij rekening mee kan houden en de werkgever heeft zijn afspraken vastgelegd. Hoe ga je echter om met de volgende vragen?

• Wat doe je met de extra eigen bijdrage bij vertrek werknemer?
• Hoe omschrijf ik de eigen bijdrage voor privé?
• Wil ik mijn medewerkers laten profiteren van de mogelijkheid om de eigen bijdrage bruto in te houden op de bijtelling?
• Wat doe ik met de vaste eigen bijdrage als iemand een promotie maakt naar een hogere leasenorm?
• Etc.

Verrekening gemaakte kosten in privé met leaseauto

Als werknemer ben je op dit moment vooral bewust aan het kijken naar de hoogte van de bijtelling, de status van de auto wordt steeds minder belangrijker. Zeker omdat de marktontwikkeling van bezit naar gebruik gaat zijn we meer op zoek naar lagere kosten in privé. Er zijn mogelijkheden om kosten uit privé in minder te brengen op de bijtelling echter wil de werkgever niet te veel administratieve lasten. Hoe ga je echter om met de volgende vragen?

• Ik heb in privé kosten gemaakt voor de tolweg in Frankrijk, mag ik deze in mindering brengen op de bijtelling?
• Tot welke hoogte mag ik kosten uit privé voor mijn leaseauto in mindering brengen?
• In welke mate is de werkgever bereid om deze inhouding plaats te laten vinden?
• Mag ik ook de kosten voor een eigen risico inhouden op mijn bijtelling?
• Etc.

Eigen risico bij schade in autoregeling

Als werkgever en werknemer ben je gebaat bij een lage schadelast. De werkgever wil niet een hogere verzekeringspremie betalen en als werknemer wil je de leasenorm optimaal benutten. De hogere verzekeringspremie, bij een grote schadelast zal tot effect hebben dat de werknemer minder kan spenderen aan de auto. Voor de werkgever betekent dit een jaarlijks verhoging van de verzekeringspremie welke hij niet kan doorbelasten naar mijn werknemer. Hoe ga je echter om met de volgende vragen?

• Mag ik een eigen risico doorbelasten naar mijn werknemer?
• Mag ik mijn werknemer belonen als hij een positief schadebeeld heeft met zijn leaseauto?
• Wat te doen bij een inleverschade aan een leaseauto welke niet is gemeld?
• Wat doe ik met een werknemer welke vertrekt en een auto met een mogelijke schade inlevert?
• Etc.

Aantal privé kilometers in autoregeling

Het faciliteren van een leasecontract is voor veel werkgevers, een extra arbeidsvoorwaarden anders dan dat het functioneel is. Als werkgever wil je wel zorgen dat je kosten beheersbaar blijven en als werknemer wil je weten hoeveel kilometers je voor privé doeleinden mag gebruiken. Voor de werkgever betekent veel privé kilometers, hogere kosten en voor een werknemer betekent dit een groter gebruik van de secundaire arbeidsvoorwaarden. Hoe ga je echter om met de volgende vragen?

• Wat is een acceptabel aantal kilometers wat men per jaar privé mag rijden?
• Welke afspraken leg ik vast als een werknemer een verklaring privé gebruik heeft maar toch door de controle van de Belastingdienst bijtelling moet gaan betalen?
• Welke afspraken leg ik vast als een werknemer meer kilometers rijdt als besproken?
• Hoe voorkom ik een discussie met mijn werkgever als zijn interpretatie van privé kilometers anders is als die van mij als werknemer?
• Etc.

Bent u op zoek naar een toekomst bestendige autoregeling, op een onafhankelijke manier geschreven en passend bij uw bedrijf? Neem dan vrijblijvend contact met ons op, dit kan via ons contactformulier of per email op nick.ottevanger@fleetsolve.nl of telefonisch op 06-19994354.